株式会社医療情報システム（以下、「当社」という。）は、JIS Q 15001：2023にて定める保有個人データに関して、ご本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の求めがあった場合は受付いたしますので、以下の手続きに従いお申し出くださいますようお願いいたします。

A. 当社が保有する、開示対象個人情報の利用目的は下記のとおりです。

個人情報の種類

利用目的

当社で開催するイベントやセミナーなどの個人情報

・出欠確認、請求、資料送付等

・各種イベントやセミナー等の案内

お取引先のご担当者様に関する個人情報

・契約、請求等の業務上の連絡

医療情報システムの開発、導入支援事業に係る個人情報

・システムの導入及び運用

・システムの保守

従業者、採用応募者の個人情報

・雇用管理、勤怠管理、給与計算

・福利厚生、緊急連絡

・採用選考に係る連絡等

株主の個人情報

・株式取扱業務に係る連絡等

B. 開示等の求めに関する手続きについては下記のとおりです。

（開示等の求めに際して提出していただく書面の様式その他の開示等の求めの方式）
「保有個人データ開示等請求書」（以下、「開示等請求書」という。）の所定の事項を全て記入の上、本人確認のための書類（※）を添付していただき、郵送又は来社のうえご提出お願いいたします。なお、郵送の場合封筒には朱書きで「開示等請求書在中」とお書き添えお願いいたします。

（※）本人確認のための書類
マイナンバーカード（顔写真のある表面のみ、マイナンバーの記載がある裏面は不要）、運転免許証（国際運転免許証は除く）、健康保険資格確認書及び住民票（発行日より3か月以内の現住所が記載されているものでマイナンバーの印字がないもの）のいずれか１点の写し

（代理人による開示等の求め）
「開示等請求書」の代理人欄に署名お願いいたします。また請求者及び代理人の本人確認のための書類（※）、請求者の委任状を添付してください。

（手数料）
利用目的の通知及び開示の請求については、１回の申請ごとに、あらかじめ420円（税込）の手数料をいただきます。
現金を直接持参していただくか、420円分の切手（原則として84円切手5枚とする）を送付お願いいたします。
なお、書面の郵送料（25ｇ以下の定形郵便物の場合：84円）（税込）が別途必要となりますので、開示の手数料と合わせていただきます。

（開示等の求めに対する回答方法）
原則として、請求者様の請求書記載住所宛に書面を郵送させていただきます。来社を希望される場合は、本人確認のための書類（※）を持参してください。
ただし、次のいずれかに該当する場合及びJIS Q 15001：2023の定める事由に該当する場合等については、開示等の求めに応じられない場合もございます。
この場合は、その旨理由を付記して通知いたしますのであらかじめご了承ください。

・開示した個人情報の在否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの（被害者等の個人情報）

・開示した個人情報の在否が明らかになることによって、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの（反社会的団体等に関する個人情報）

・開示した個人情報の在否が明らかになることによって、国の安全が侵害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ
又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの（外交・防衛関連の個人情報）

・開示した個人情報の在否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は操作その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの（警察の捜査関連個人情報）

・「開示等請求書」に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合、その他本人確認が出来ない場合

・「開示等請求書」等に不備があった場合

・開示等の求めの対象が、当社に存在しない場合

（開示等の求めに関して提出していただいた個人情報の利用目的）
開示等の求めに伴い提出していただいた個人情報は、開示等の手続のためだけに利用し、それ以外の目的で利用することはありません。

C. 開示等の安全管理のために講じた措置は下記のとおりです。

組織的安全管理措置

・個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、年1回（又は必要に応じて適宜）内部監査を実施しています。

人的安全管理措置

・個人情報の取扱に関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。

・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、秘密保持に努めています。

物理的安全管理措置

・個人情報を取り扱う区域において、従業者や来訪者の入退室管理を行い、権限を有しない者による個人情報の閲覧を制限する措置を講じています。

・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器や電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を講じています。

技術的安全管理措置

・個人情報を取り扱うシステム（端末）については、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定する措置を講じています。

・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。